Innova Systems

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

Descripción del Servicio:

Las Tablas de Retención Documental son el instrumento rector para la organización de los Archivos de gestión de una institución, sin embargo su incorrecta aplicación podría
generar detrimento en el patrimonio documental histórico, pérdida de información y falta de oportunidad al momento de requerir un documento.

Es por ello, que Innova Systems S.A.S. cuenta con un equipo altamente calificado para la aplicación de las Tablas de Retención Documental y la Organización de los Archivos de Gestión.

Objetivo:

Organizar los Archivos de Gestión bajo los procedimientos normativos establecidos en los Acuerdos reglamentarios del Archivo General de la Nación y Tablas de Retención Documental aprobadas.

Beneficios:

– Disponer de Archivos organizados para hacerlos fuente de información veraz, fidedigna y oportuna.
– Cumplimiento de la legislación nacional en materia Archivística.
– Mejoramiento en los procesos administrativos y operativos internos de la compañía.
– Disminución de costos en administración de documentos innecesarios, costos de almacenamiento y personal.
– Disminución de costos en impresión de documentos.
– Optimización de espacios. 

ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS

Descripción del Servicio:

Los Fondos Acumulados son acervos documentales que se acumulan en el tiempo sin ningún criterio de organización ni proceso de descripción que permita su fácil recuperación y consulta.

La intervención de los Fondos Acumulados consiste en la descripción de los archivos, elaboración de Inventarios, conformación de los expedientes (Series, subseries o
Asuntos) y aplicación de los procesos de clasificación, ordenación y descripción documental.

Objetivo:

Conocer el estado Archivístico del fondo acumulado de la institución, recuperar las fuentes documentales necesarias para reconstruir la memoria histórica y realizar el proceso de valoración para establecer los tiempos de retención y disposición final de los documentos.

Beneficios:

– Disponer de Archivos organizados para hacerlos fuente de información veraz, fidedigna y oportuna.
– Cumplimiento de la legislación nacional en materia Archivística.
– Recuperación de la memoria histórica de la compañía.
– Optimización de espacios.