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INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Descripción del Servicio: Es un Diagnóstico general e integral en materia Archivística de la institución que permite conocer el estado actual frente al cumplimiento de caracteres normativos y madurez de su sistema documental.

Asimismo, facilita identificar qué Instrumentos Archivísticos y acciones de mejora requiere para ser una empresa más competitiva y cumplir con la normatividad Archivística Nacional vigente que le aplique.

Objetivo: Conocer el estado actual de una organización en materia archivística y el total de documentos producidos.

Beneficios:

– Conocer el estado de madurez en materia Archivística.
– Disponer de un instrumento metodológico para la planeación de la función Archivística.
– Conocer el volumen de documentos producidos por la organización.
– Identificar los aspectos técnicos, medioambientales, de seguridad y físicos a mejorar, en cuanto a conservación de Archivos.
– Identificar qué Instrumentos Archivísticos requiere la compañía.
– Conocer la normatividad Archivística nacional que le aplica.

Descripción del Servicio: Instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico – funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales. (AGN)

Objetivo: Dotar a la institución de un Instrumento que permita organizar sus Archivos de acuerdo a un procedimiento y metodología claramente definido y reglamentado, identificando el ciclo vital del documento y los principios de procedencia y orden original, evitando pérdida de información y facilitando el acceso a la misma.

Beneficios:

– Conocer cuánto tiempo debe conservar los documentos la organización.
– Identificar qué disposición tendrán sus documentos una vez finalice el tiempo de retención.
– Contar con un instrumento base para la organización de los Archivos.
– Identificar qué documentos se están produciendo innecesariamente o repetidos sin requerirlo.

Descripción del Servicio: Las Tablas de Valoración Documental buscan dar lineamientos de conservación y preservación de la información importante para la compañía. Son el producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

Objetivo: Servir de instrumento soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de criterios archivísticos que permitan establecer los valores primarios y secundarios de los documentos.

Beneficios:

– Conocer los valores primarios y secundarios de los Fondos Acumulados.
– Instrumento para la adecuada organización de los Fondos Acumulados.
– Conocer cuánto tiempo más se deben conservar los documentos valorados.
– Recuperar la memoria histórica de la organización.

Descripción del Servicio: Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad, además permite conocer una ruta para el mejoramiento de la gestión documental, identificando aspectos técnicos, legales y administrativos.

Objetivo: Diseñar un Plan para la función Archivística al interior de una Institución Pública.

Beneficios:

– Contar con un plan estratégico para la función Archivística.
– Contar con políticas y estrategias claras para la Articulación de la función archivística con los sistemas de gestión de la institución.

Descripción del Servicio: El PGD es un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. (AGN)

Objetivo: Definir las estrategias y políticas necesarias para la implementación un Sistema de gestión documental integral en un periodo de tiempo, integrando todos los procesos Archivísticos.

Beneficios:

– Articular los Procesos Archivísticos con los procesos internos de la compañía.
– Establecer un panorama de la función Archivística en la Institución
– Establecer estrategias a corto, mediano y largo plazo para la implementación de un Sistema de gestión Documental.
– Definir políticas en materia de producción, gestión y trámite de documentos.
– Constituir lineamientos para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.
– Instaurar políticas para la organización de los Fondos Acumulados y la elaboración de las Tablas de Valoración Documental.

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