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Docunet Web es un software especializado en la eficiente administración de la información, basado en el concepto “oficina cero papel”, y que da cumplimiento al modelo SGDEA – Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, integrando los nuevos parámetros normativos exigidos en cuanto expediente electrónico de archivo, expediente virtual, índice electrónico, tablas de acceso, seguridad de metadatos, accesibilidad, futura consulta e integridad.

Por lo tanto, nuestra solución integra las principales características técnicas, sistemáticas y normativas para brindar una herramienta que permita gestionar la información conforme al ciclo vital del documento, permitiendo la captura, distribución, conservación, publicación en línea, seguridad, confiabilidad y futuro acceso.

MÓDULOS DOCUNET WEB

Este Módulo permite la parametrización y gestión de toda la información de la compañía a nivel físico y electrónica de acuerdo a la necesidad del cliente. A su vez soporta cualquier estructura organizacional logrando un acople entre la producción, la organización, las transferencias, la valoración, la disposición final y la preservación a largo plazo de los documentos en relación al ciclo de vida.

El Módulo de Archivo permite controlar los accesos, búsquedas, generar reportes, establecer diferentes niveles de seguridad, parametrizar las tablas de retención documental, entre otros.

Este Módulo atiende lo relacionado al proceso de Gestión y Trámite, que integrado con el Módulo de Archivo permiten dar alcance a los procesos de la Gestión Documental enmarcados en el Decreto 2609 de 2012.

El Módulo de Trámite de correspondencia permite la recepción, radicación y distribución de la correspondencia garantizando un consecutivo único de ingreso y uno de salida de la documentación, generando los reportes suficientes para gestionar una ventanilla única de acuerdo a la normatividad archivística.

El Módulo de WorkFlow es un potente sistema de mensajería que permite la gestión de los procesos al interior de la organización mediante asignaciones de tareas que originan la operación diaria. Es un módulo que brinda la posibilidad de hacer monitoreos a los flujos de las actividades asignadas y conocer su estado de avance.

Permite establecer alarmas, generar reportes, establecer indicadores, balancear cargas de trabajo, parametrizar múltiples procesos, entre otros.

PRINCIPALES BENEFICIOS

Docunet Web permite crear cualquier estructura organizacional, desde la más pequeña hasta la más compleja para tener un criterio de organización documental.

Docunet Web permite la parametrización de las Tablas de Retención Documental conforme al ciclo vital del documento, codificación interna y tiempos de retención según la valoración de la información. De igual forma permite crear una estructura libre por el usuario.

Docunet Web permite gestionar los tiempos
de retención tanto en archivo de gestión como en archivo central. El tiempo de retención se puede asignar de acuerdo a estudio documental o por criterio propio
del usuario.

Docunet Web permite gestionar la disposición final de los documentos, ya sea para que se conserven históricamente, se eliminen o seleccionen.

Docunet Web facilita los procesos de transferencias primarias (Archivo de gestión a Archivo central) y secundarias (Archivo central a Archivo histórico), mediante alertas y reportes, lo cual facilita el proceso tanto para los documentos electrónicos como físicos.

Docunet Web genera un aviso cuando el documento ya ha cumplido su tiempo de retención, dejando reporte y log de auditoría, sí el documento es finalmente eliminado.

Docunet Web da cumplimiento al proceso
de Gestión y Trámite establecido en el Programa de Gestión Documental conforme al Decreto 2609 de 2012 y el Acuerdo 060 de 2001 (Comunicaciones Oficiales) al garantizar un número de radicado único, independientemente de donde resida el documento, por tanto, la Institución podrá tener una Ventanilla única o ventanillas satélites y conservará un radicado consecutivo permitiendo gestionar los procesos de recepción, radicación y distribución, disminuyendo el flujo de documentos en papel.

Docunet Web garantiza el acceso a la información y
los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.

Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de
documentos y expedientes, generando mayor productividad del personal y los recursos.

Docunet Web está pensando en el concepto “Oficina cero papel”, logrando la reducción sistemática de papelería, impresiones, tintas, costos de almacenamiento y/o custodia.

Docunet Web permite la automatización de los procesos mediante el establecimiento de roles, actividades y permisos para la consecución de trámites, ejecutando procesos previamente parametrizados garantizando que éstos se lleven a cabo, entregando reportes de avance o avisos cuando una tarea esté vencida o esté por vencerse. El Workflow facilita el control de los documentos que intervienen en cada proceso, disminuyendo los tiempos de respuesta y aumentando la productividad y satisfacción del cliente. 

Docunet Web monta un log de auditoría que permite controlar a los administradores las actividades realizadas en el
aplicativo con el fin de garantizar la trazabilidad.

Docunet Web cuenta con la posibilidad de certificar el proceso de digitalización para garantizar valor probatorio del documento y sustituir el soporte físico de aquellos documentos que no tengan valor histórico, mediante la integración de Firma Digital certificada y estampa cronológica. (Este módulo se vende por separado).

Docunet Web permite la integración con diferentes sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, etc.

OTROS BENEFICIOS